Projektleitfaden

 

Leitfaden

zur Durchführung einer erfolgreichen Projektarbeit in der Jugendhilfe dargestellt am Beispiel einer deutsch – ägyptischen Jugendbegegnung

1. Kapitel: Beschreibung des Projektes

 

Gliederung:

 

Vorwort

Projekte in der offenen Jugendarbeit – Warum?

Von der Idee zum Projektkonzept

Information und Faktensammlung

Das Konzept

Kurze Trägerdarstellung

Beschreibung der Ausgangslage

Zielsetzung

Zeitrahmen

Zielgruppe

Vorgehensweise/ Methoden zur Umsetzung

Kontrolle der Ziele – Evaluation

Kosten- und Finanzierungsplan

Projektmanagement

Klärung von Begrifflichkeiten

Anwendung von Managementmethode

Finden von Finanzierungsquellen

Kostensparend vorgehen

Erfolgs- und Qualitätskontrolle

Das Projektteam

Öffentlichkeitsarbeit

Netzwerkpartner

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vorwort

 

Projektarbeit – ein oft gebrauchter aber auch missbrauchter Begriff, was verbirgt sich dahinter ?

Seit einigen Jahren werden viele Ideen und Handlungen, vorwiegend in der sozialen Arbeit, als Projekte beschrieben - aber sind es alles Projekte? Um dieser Frage nachzugehen schreibe ich diese Abschlussarbeit im Rahmen der Fortbildung und stelle meine Ergebnisse zur Diskussion.

Seit knapp 20 Jahren sammele ich vorwiegend in der Jugend- und Jugendsozialarbeit Erfahrungen und erlebe in meinem beruflichen Alltag sehr oft junge Menschen, die ihre guten Ideen nicht in die Tat umsetzen. Warum? Es gibt m.E. zwei Hauptgründe. Zum einen die persönlichen, denn in unserer Leistungsgesellschaft bleibt oftmals nicht genügen Raum um sich mit neuen Themen und wechselnden Rahmenbedingungen auseinander zu setzen. Zum zweiten die Informationsdefizite um ein tragfähiges Konzept zu entwickeln und zum Abschluss zu bringen. Hier soll mein Leitfaden die Lücke zwischen dem großen Engagement der ehrenamtlich Tätigen und der praktischen Umsetzung schließen.

Ich habe mich dafür entschieden die Projektarbeit praxisnah, anhand von gesammelten Erfahrungen bei einem deutsch – ägyptischen Jugendaustausch zu beschreiben. Um es Vorweg zu nehmen, den Begriff „Leitfaden“ habe ich bewusst gewählt, denn nicht alle Eigenschaften meines Beispieles können 1 zu 1 übernommen werden sondern dienen der Orientierung.

Es ist für mich wichtig der o.g. Zielgruppe nicht nur eine Aufzählung an die Hand zu geben, sondern auch über Rahmenbedingungen, Problemfelder und Finanzierungsarten zu berichten. Dazu gehört auch die Analyse der von mir gemachten Fehler. Projektarbeit ist nach meiner Erfahrung, ein nicht endender Lernprozess.

Mein Ziel ist es junge Menschen mit dieser Arbeitsgrundlage zu befähigen selbstständig Projekte durchzuführen.

 

Im 2. Kapitel befasse ich mich mit der Durchführung des Projektes und im 3. Kapitel mit der Abrechnung und dem Erstellen des Verwendungsnachweises.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Projekte in der offenen Jugendarbeit - Warum?

 

Die alltägliche Arbeit in den Jugendzentren, Jugendklubs, Vereinen und Initiativen wird zunehmend von Existenzangst und Perspektivlosigkeit bestimmt.

Der verstärkte Entzug der öffentlichen Hand von ihren primären Aufgaben und die stetig weniger werdende Jugendförderung, die oftmals falsch als freiwillige Ausgaben tituliert werden, zwingt zum Umdenken. Ein guter Grund um sich der Projektarbeit zu widmen. Daneben gibt es noch ein weiteres wesentliches Motiv: Der persönliche Lerneffekt! Das wachsen an der Herausforderung und die daraus resultierende fachliche Qualifikation.

Bei kleineren Vorhaben, die in der Regel unsere Arbeit darstellen, empfiehlt es sich sogenannte Kleinprojekte* zu initiieren (* Kleinprojekte bis ca. 20000 Euro - zum Vergleich auch Krankenhausneubauten sind Projekte).

Kleinprojekte sind in der Regel überschaubar in Personaleinsatz, Investitionen und Rahmenbedingungen, doch viel Wichtiger: Hier können sich die Jugendlichen mit ihren Ideen und Vorstellungen verwirklichen und Teil des Ganzen werden.

 

Nach der Idee ist der zweite Schritt einen Träger für das Vorhaben zu gewinnen. Leider sind die Anforderungen an den Träger bei der EU, dem Bund, dem Land, den Kreisen und bei Stiftungen nicht einheitlich. Im Vorfeld sollte demnach geprüft werden welcher Träger für welche Finanzierungsart in Frage kommt. Beratung gibt es dazu bei den örtlichen Landes- und Kreisjugendringen sowie bei den örtlichen Jugendämtern.

 

Meine ersten Überlegungen:

 

Ich erkundigte mich, wer einen Jugendaustausch finanzieren könnte. Es stellte sich heraus der Bund oder das Land könnten die potenziellen Förderer sein. Aber welcher Träger? Ich fing natürlich beim eigenen Verein an.

Seit 1996 bin ich ehrenamtlicher Vorsitzender des Jugend- und Freizeitzentrum Blankensee e.V. Auszug aus der Satzung:

Der Verein ist weder parteipolitisch noch konfessionell gebunden, er hat seinen vornehmlichen Wirkungskreis im LK Mecklenburg- Strelitz und ist vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt. Welche Voraussetzungen lagen vor:

 

Die Gemeinnützigkeit ist ein wesentliches Kriterium zur Antragstellung beim Bund.

Der Verein hat die Internationale Jugendarbeit in der Satzung festgeschrieben

Durch die Gemeinnützigkeit kann der Verein Spendenquittungen ausstellen.

als Vorsitzender habe ich einen gewissen Handlungsspielraum

 

Die Kriterien zum Erhalt einer Bundesförderung aus dem Kinder- und Jugendplan (KJP) waren gegeben.

 

 

 

 

 

2. Von der Idee zum Projektkonzept

 

Los geht´ s – Die gute Idee ist da und muss nun in eine Form gegossen werden. Die erste Frage die sich stellt und beantwortet werden sollte: WARUM habe ich/ wir Interesse den Plan in die Tat umzusetzen? Nur die Antwort kann mich über die Klippe bringen, wenn es an einem Punkt nicht mehr weiter zu gehen scheint.

 

Ein Projekt zeichnet sich durch wesentliche, unabdingbare Merkmale aus, es muss

 

einmalig sein

zusätzlich sein

zeitlich begrenzt sein

ein aufgabenbezogenes Budget haben und

zielorientiert sein

 

Mir sind keine durchgeführten Maßnahmen bekannt, bei denen eine der Kriterien fehlte. Die goldene 5 „W “ Regel sollte von Beginn an bedacht und immer wieder überprüft werden:

Wer macht Was und Wie mit Wem bis Wann ?

 

Diese Frage hilft mir oftmals über entsehende Problemfelder hinweg, indem ich prüfe welches „W“ ich nicht ausreichend bedacht habe. Knackpunkt ist meist das „Wem“ - habe ich nicht die richtigen bzw. genügend Partner im Boot?

 

Bereits 1992 als ich noch Vorsitzender der Deutschen Schreberjugend, Landesverband Berlin e.V. (DSJ) war, hatte ich die Idee länderübergreifende Jugendarbeit zu praktizieren – ganz speziell mit Ägypten. Öfters verweilten arabische Jugendliche seinerzeit im Jugendgästehaus der DSJ im Rahmen von Begegnungsmaßnahmen, die der Bundesverband der DSJ organisierte.

Als ich 1993 vom damaligen Bundesvorsitzenden das Angebot bekam, an einem, schon routinemäßigen, Fachkräftetreffen in Kairo teilzunehmen sah ich die Chance wertvolle Erfahrungen für einen späteren Austausch in Berlin zu sammeln.

Die sieben Tage ermöglichten mir, neben den touristischen Attraktionen, auch einen Blick „hinter die Kulissen“ der ägyptischen Lebenswelt, vor allem aber den kurzen Blick in die tägliche Freizeitgestaltung der jungen Menschen in dem Jugendbegegnungszentrum „Al Gezira“. Dieses Zentrum hat mich schon damals durch seine Größe (mehrere Sportanlagen mit unzähligen Gebäuden) und seinen vielfältigen Möglichkeiten, sehr beeindruckt.

Allerdings war eine hierarchische Struktur in den paar Tagen klar zu erkennen, viele Bildungsangebote zielten auf die „besseren Kreise“. In den zehn bzw. elf Jahren bis zu den nächsten Reisen 2003 und 2004 hat sich an diesem Bildungs- und Erziehungssystem einiges zum positiven verändert.

Damals wie heute ist es aber so, dass Angebote in den Jugendzentren und Klubs nicht der breiten Masse der Kinder und Jugendlichen gemeinsam offen steht, sondern eine Teilung zwischen Arm und Reich zu erkennen ist. Besonders deutlich wird es bei den Gegenbesuchen der ägyptischen Jugendlichen in Deutschland. Zu uns kommen meist nur Ausgewählte, sich verdient gemachte junge Studenten. Dennoch ist ein Austausch ist zu rechtfertigen denn auch der beschriebenen Jugendgruppe sollte eine Begegnung nicht vorenthalten werden und vielleicht können wir durch diese Kontakte ein Umdenken einfordern und langfristig auch mit anderen Schichten der Bevölkerung ins Gespräch kommen.

Ungewöhnlich, spannend und faszinierend ist es, die Mentalität der Nordafrikaner zu erleben. Ein völlig anderes Zeitgefühl und eine große Gelassenheit zeichnen diese Mentalität aus, im Gegensatz zu uns meist hektischen Nordeuropäern. Gerade diese Mentalität, die Gastfreundschaft und natürlich auch die alte und jüngere Geschichte des Landes ließen mich den Gedanken eines Jugendaustausches nicht vergessen.

Nachdem ich meinen Lebensmittelpunkt von Berlin nach Mecklenburg – Strelitz verlegte forcierte ich ab 1996 mein Engagement in der Jugendarbeit wieder.

Die Priorität lag von nun an in dem Aufbau des Jugendzentrums in Blankensee, dessen Entwicklung mehrere Jahre andauerte. Die Idee der Internationalen Jugendarbeit war immer im Hinterkopf, der erneute Startschuss fiel im Januar 2003 mit den ersten Recherchen und der Erkenntnis, dass zehn Jahre eine sehr lange Zeit sind.

 

Ist der Zeitrahmen und die nötige Energie vorhanden sich mit dem Vorhaben intensiv auseinander zu setzen stellt sich die Frage: Wie überzeuge ich andere, vor allem Geldgeber, von meiner Idee? Das Geheimnis liegt in der Beschreibung. Sie sollte fundiert, gut recherchiert, knapp gehalten, klar strukturiert und im eigenen Stil formuliert sein.

 

2.1. Informations- und Faktensammlung

Genügend Informationen zu haben ist das A und O der Vorbereitung, denn nur so ist es möglich eine exakte Ist-Analyse durchzuführen und bei Projektpräsentationen die (kritischen) Fragen des Zuhörers zu beantworten. Es kann sehr unangenehm sein mit fehlenden oder falschen Zahlen und Argumenten zu operieren. Zumal die gesammelten Fakten die Grundlage des Projektes bilden. Aus diesen Gründen rate ich zu einer äußerst sorgfältigen um nicht zu sagen peniblen Recherche.

Einige Anregungen nach dem Motto: Fragen kostet nichts!!

 

Wer oder was kann mir bei meinen Nachforschungen helfen?

Freunde, Bekannte, Arbeitskollegen, Internet, Bücher, Kommunen, Jugendämter usw. Fast Jeder kann einem Weiterhelfen, so dass sich das Vorbereitungspuzzle langsam zusammen fügt.

Gibt es schon ähnlich gelagerte Projekte in meinem Umfeld? Wenn Ja, wie haben die es gemacht?

Wenn noch nicht geschehen: Wer wird Träger der Maßnahme?

Wer kommt als Netzwerkpartner in Betracht?

Wie kann die Finanzierung aussehen?

Sehr Wichtig: Besteht ein zusätzliches gesellschaftliches Interesse an dem Vorhaben?

Die Frage sollte sich immer mit „Ja“ beantworten lassen.

 

Bei mir stellte es sich so dar:

 

Beim Sammeln der ersten Ergebnisse im Internet stieß ich auf den Internationalen Jugendbesucherdienst der Bundesrepublik Deutschland kurz IJAB e.V. in Bonn. Die Publikationen über Maßnahmen mit ägyptischen Partnern ließen erkennen, dass der IJAB eine wichtige Informationsquelle für mein Projekt sein würde.

Von da an ging alles recht schnell: Ein Termin in Bonn und beim Bundesverband der DSJ wurde vereinbart. Die ersten Partner waren zusammen gut gewählt, die vielen Informationen konnten nun in eine Projektbeschreibung gefasst werden.

Folgend musste die Willenserklärung auf Austausch an das Ministerium of Youth geschrieben und überbracht werden. Ein glücklicher Umstand kam mir zu Hilfe: Eine Mitarbeiterin des IJAB flog im März nach Kairo und überbrachte das Schreiben persönlich. Noch heute besteht die Verbindung zum IJAB und ich, bzw. jetzt wir, profitieren von der Sachkenntnis der MitarbeiterInnen in den Fachbereichen.

Als Träger der Maßnahme habe ich mich für den Verein Jugend- und Freizeitzentrum entschlossen, weil er zum einem als gemeinnützig vom Finanzamt anerkannt ist zum anderen weil ich als Vorsitzender des Vereins schnell und flexibel auf bestimmte Situationen reagieren kann. Mein Arbeitgeber und Träger des Jugendzentrums in dem ich beschäftigt bin, unterstützt mich nach Kräften bei dem Vorhaben und gewährt mir die nötigen Freiräume.

Weitere Infos die ich einholte waren zum Partnerland, zum LK Mecklenburg-Strelitz, zur Finanzierbarkeit und ich legte Wert auf das Echo zum Vorhaben bei unseren Jugendlichen.

 

Nach Beantwortung der für mein Projekt entscheidenden Fragen konnte ich eine Ist-Analyse erstellen und entscheiden ob mein Vorhaben realisierbar ist.

Mir war aber auch bekannt, dass die positiven Voraussetzungen nicht allein der Garant für den Erfolg sein würde. Folgend ging es darum eine schlüssige Projektbeschreibung zu formulieren.

 

 

3. Das Konzept

 

An dieser Stelle sei erwähnt, dass es kein Patentrezept für eine erfolgreiche Projektkonzeption gibt. Es gibt aber eine Zweckform und einige Merkmale, die enthalten sein sollten. Wie bereits erwähnt sollte die Beschreibung fundiert, gut recherchiert, knapp gehalten, klar strukturiert und im eigenen Stil formuliert sein. Sie sollte ein Deckblatt mit einer entsprechenden Gliederung enthalten und den Verfasser mit Adresse bezeichnen.

Grundsätzlich ist im P-Konzept fast alles erlaubt, es kann Diagramme, Tabellen, Fotos und Zeichnungen enthalten. Es kann je nach Notwendigkeit eine oder zwanzig Seiten umfassen, je nach Ausschreibung sind auch bestimmte Vorgaben einzuhalten. Wenn der Empfänger eine kurze Projektskizze verlangt, sollte dies auch eingehalten werden. Weiter ist zu überlegen ob ich mit vielen Zahlen überzeugen will und damit meinen Partner womöglich „erschlage“.

 

Beispiel: Wenn ich für mein Jugendzentrum ein neues Dach finanziert haben möchte, ist es wichtig zu vermerken wie viele junge Leute, in welcher Altersstruktur, täglich die Einrichtung besuchen. Zweitrangig in der Beschreibung ist hingegen wie viele Einwohner mein Ort oder gar der Landkreis hat.

Genau andersherum verhält es sich wenn ich eine Wanderausstellung in der Region organisieren möchte.

Ich will aber keineswegs den Eindruck vermitteln, dass bei der Vorbereitung geschludert werden kann, ich meine es ist abzuwägen, was meinen potentiellen Fördermittelgeber wirklich interessiert. Um für eventuelle Rückfragen gerüstet zu sein empfiehlt es sich alle Infos als Background- Wissen parat zu haben.

Zur Struktur eines Konzeptes, egal ob kurz oder lang formuliert, gehört immer die Beschreibung

 

des Trägers (kurz und knapp)

der Ausgangslage / Bedarfermittlung/ gesellschaftliche Notwendigkeit

die Zielsetzung. Das Warum?

des Zeitrahmens

der Zielgruppe

der Vorgehensweise/ Methoden – wie will ich meine Idee/ Ziel umsetzen

die Kontrolle meiner Ziele / Evaluation

des Kosten- und Finanzierungsplanes

 

3.1. kurze Trägerdarstellung

Den Netzwerkpartnern und den potentiellen Fördermittelgebern ist es wichtig zu wissen mit wem sie es zu tun haben und ob der Träger die Voraussetzungen für das Projekt mit sich bringt.

Eine kurze Trägerbeschreibung, die alle wesentlichen Daten und Fakten enthält wird zum Bestandteil des Konzeptes. Komplette Satzungen, Vereinsregisterauszüge, Jahresberichte und andere geforderte Unterlagen gehören nicht an diese Stelle, sondern sind auf Verlangen als Anlage beizufügen. Ich suche mir immer die Passagen z.B. aus der Satzung heraus, die meinem Vorhaben am nächsten kommen ohne etwas zu erfinden, denn mein Konzept muss auch bei evtl. Prüfungen bestehen.

 

Für mein Vorhaben waren die folgenden Passagen entscheidend:

 

Der 1996 gegründete Verein „Jugend- und Freizeitzentrum Blankensee“ ist vom Finanzamt Waren als gemeinnützig anerkannt. Der Verein ist weder parteipolitisch noch konfessionell gebunden, er hat seinen vornehmlichen Wirkungskreis im LK Mecklenburg- Strelitz.

Die Satzungsgemäßen Aufgaben werden zum großen Teil aus dem KJHG und dem KJFG M-V abgeleitet. In diesem Bereich arbeitet er vorwiegend nach den §§ 11 und 13 KJHG und sieht seine generelle Zielsetzung darin, junge Menschen zu bewussten Denken und Handeln zu befähigen mit dem Ziel der Selbstverwirklichung und der aktiven Mitgestaltung unserer Gesellschaft. Dabei soll ein breites Demokratieverständnis, vor allem Frieden und Völkerverständigung und Toleranzverhalten gegenüber Andersdenkenden, entwickelt werden. Um diese Zielvorstellungen zu erreichen werden u.a. Freizeitangebote der offenen Jugendarbeit, hier: Internationaler Jugendaustausch, vorgehalten.

 

 

3.2. Die Ausgangslage

Hier muss klar erkennbar werden, welche gesellschaftlichen Rahmenbedingungen den Anlass für meine Projektidee gegeben haben. Daraus resultiert letztendlich der Bedarf. Zusammenfassend ist zu sagen, dass ein wie auch immer gelagerter Missstand Auslöser der P-Idee ist.

Beispiel: In einem großen Einzugsgebiet leben 1000 Kinder und Jugendliche. Die Notwendigkeit eine Jugendeinrichtung zur errichten ist gegeben (Stichwort: Prävention). Der Bedarf ist zweifellos durch die hohe Anzahl der Jugendlichen vorhanden.

Zu beachten ist in der Regel die Verhältnismäßigkeit zwischen dem festgestellten Bedarf und meiner Idee.

 

Bei mir stellte es sich so dar:

 

Von 7 Mio. AusländerInnen, die derzeit in Deutschland leben, sind über 2,5 Mio. muslimischer Herkunft. Viele von ihnen sind Kinder und Jugendliche. Themen wie Integration, Zusammenleben der Kulturen, Bestrebungen gegen Fremdenfeindlichkeit und Rassismus sind zentrale und vieldiskutierte Themen in unserer Gesellschaft.

Die wenigen Muslime, die in Mecklenburg-Vorpommern leben, hinterlassen auf hier ansässige Jugendliche oft einen befremdlichen Eindruck, der, gepaart mit der Unwissenheit über die Kultur zu Unverständnis und nicht zuletzt zu Ausländerfeindlichkeit führen kann.

 

 

3.3. Zielsetzung

Meine Idee wird zum Ziel.

Ich habe bis jetzt viel Zeit investiert, Informationen gesammelt, den Träger meines Vorhabens gefunden, den Bedarf für die Notwenigkeit festgestellt und den/ die potentiellen Fördermittelgeber ermittelt. Jetzt muss meine Idee in eine Zielformulierung gewandelt werden. Nur bei einem festgesteckten Ziel kann ich jederzeit überprüfen, ob ich noch auf dem „richtigen“ Weg bin.

 

Bislang habe ich den Plan einen Jugendaustausch mit einem islamischen Land durchzuführen... aber warum ausgerechnet Ägypten ?

 

Durch das Projekt will ich bei jungen Menschen Interesse für andere Kulturen und für die Verhaltensweisen Anderer wecken, um somit „multikulturelle“ Denkweisen und Toleranzverhalten zu fördern.

Es gibt viele gute Gründe dafür, sich innerhalb des islamischen Kulturraums gerade mit Ägypten zu beschäftigen.

Ich hätten es sicher nicht besser formulieren können als Frau Christiane Reinholz –Asolli (IJAB e.V.):

„Das Land hat eine faszinierend alte Kultur, die niemanden unberührt lässt und die erste Bereitschaft zur Beschäftigung mit Ägypten schafft.

Ägypten spielt sowohl politisch als auch kulturell eine zentrale Rolle in der arabisch – islamischen Welt. So ist es z. B. führend an den Nahost-Friedensverhandlungen beteiligt. Der Kontakt zu Ägypten ist somit gleichzeitig der Zugang zum Nahen Osten insgesamt.

In Ägypten ist eine Kultur zu erleben, in der der Islam einen selbstverständlichen Teil des Alltags darstellt.“

Um deutsche Jugendliche an den islamischen Lebensraum heranzuführen ist eine Partnerschaft mit jungen Menschen aus dem arabischen Land scheinbar ideal.

 

Das Ziel ist nun klar formuliert und nachvollziehbar: Es soll ein deutsch – ägyptischer Jugendaustausch stattfinden.

3.4. Zeitrahmen

Als nächstes musste ich mir Gedanken über den zeitlichen Ablauf machen.

Es reicht meist nicht nur den Anfang und das Ende zu benennen. Wenn ich es schon im Vorfeld beurteilen kann ist eine präzise Zeitangabe wünschenswert, so kann ich selbst beurteilen ob ich noch im Zeitplan bin und gebe Außenstehenden die Gelegenheit mein Projekt nachzuvollziehen und zu beurteilen. Je nachdem, wie lange der Projektablauf geplant ist kann ich mit Stunden, Tagen, Monaten aber auch mit Jahren operieren.

Viele Projekte sind nach P-Stufen unterteilt, es empfiehlt sich daher auch die einzelnen Stufen zeitlich zu benennen.

 

Beispiel: Am 12.12.04 beginnen wir ab 8.00 Uhr mit dem Aufbau, anschießend gegen 11.30 Uhr wird die erste Band spielen....

 

Bei meiner Arbeit konnte ich nicht so konkret werden, da sich mein P- Zeitraum über mehrere Jahre verteilte und zu diesem Zeitpunkt noch einige, nicht beeinflussbare, Fragen offen waren.

 

Januar 2003 Vorbereitungen/ Projektbeschreibung

November 2003 Delegationsfahrt mit drei Sozialarbeitern nach Kairo

August 2004 Besuch der ägyptischen Jugendgruppe

Oktober 2004 Gegenbesuch unserer Gruppe in Kairo

ab Nov.2004 Nachbereitung der Maßnahme

 

Ich konnte den groben Zeitplan letztendlich einhalten.

 

3.5. Zielgruppe

Der nächste wesentliche Schritt nach dem die Ziele konkretisiert wurden – die Bestimmung der Zielgruppe, d.h. wer soll mit dem Projekt angesprochen werden.

Hier empfiehlt es sich sehr genau zu formulieren um späteren Missverständnissen vorzubeugen. Personenanzahl, getrennt nach männlichen und weiblichen TeilnehmerInnen, und Altersstruktur bilden fast immer Schwerpunkte. Je nach Projekt kann auch das soziale Umfeld oder auch individuelle Beeinträchtigungen eine Rolle bei der Auswahl spielen.

Ab und an kann es vorkommen, dass mehrere Personengruppen als ZG in Frage kommen.

 

Beispiel: Bei einer Theateraufführung sollten die darstellenden Jugendlichen in ihrem Selbstbewusstsein gestärkt werden und das jugendliche Publikum unterhalten werden

 

In einem zweiten Schritt muss ich mir überlegen, wie ich die Zielgruppe erreiche. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten hierfür, die einfachste ist das direkte Ansprechen (hier schwingt ja auch die eigene Begeisterung für das Projekt mit). Es geht auch über Zeitungen, Aushänge, Verteiler im Internet, Radio usw.

 

Aus meinem Konzept:

 

18 Jugendliche im Alter von 16 bis 20 Jahren und 2 Betreuer aus dem Landkreis Mecklenburg- Strelitz.

Die Zielgruppe wird gleich verteilt aus weiblichen und männlichen TeilnehmerInnen bestehen. Die jungen Menschen werden nach dem Kriterium der aktiven Teilnahme an den Vor- und Nachbereitungen ausgewählt und müssen die Teilnahmebedingungen akzeptieren.

 

Ich schaltete mehrere Zeitungsannoncen und nutzte den Verteiler des örtlichen Kreisjugendringes um Jugendliche im gesamten Landkreis anzusprechen. Schon in der Ausschreibung habe ich auf die Voraussetzungen der Teilnahme hingewiesen

 

 

Deutsch-Ägyptischer Jugendaustausch vom Jugend- und Freizeitzentrum Blankensee geplant

Ziemlich genau ein Jahr ist es her, dass die Idee für einen Internationalen Jugendaustausch zwischen deutschen und ägyptischen Jugendlichen geboren ist. Nach intensiven Vorbereitungen im Jahr 2003 (Projekterarbeitung, Recherchen, Fördermittel beantragen etc.) schreiben wir nun die Begegnung aus. Vorbehaltlich der Förderung der Zuwendungsgeber suchen wir für dieses Projekt 18 engagierte Jugendliche aus dem Landkreis Mecklenburg-Strelitz. Ihr solltet zwischen 16 und 20 Jahren sein und Interesse an der arabischen Kultur und an der weiteren Vorbereitung haben. Geplant ist der Besuch unserer Partnergruppe aus Kairo im August des Jahres, wir fliegen dann im Oktober für zehn Tage zum Gegenbesuch in die Stadt am Nil.

Zu betonen ist der Begegnungscharakter der Maßnahme, also kein Badeurlaub. Ihr werdet viel über das Land, die Leute und Kultur erfahren und natürlich viel über die jungen Leute des Partnerclubs.

Für die Teilnehmer ist nur ein Eigenanteil von ca. 250 EUR vorgesehen.

Bei Interesse meldet Euch bitte im Jugend- und Freizeitzentrum

 

 

3.6. Methoden zur Umsetzung des Zieles

Der Kern des Konzeptes, hier wird beschrieben wie ich meine Ziele mit welchen Methoden erreichen will.

Natürlich, wie sollte es auch anders sein, gibt es wieder verschiedene Wege.

Die Umsetzung des Projektplanes kann in chronologischer Reihenfolge oder in Berichtsform verfasst werden.

Der zeitliche Ablaufplan sollte in jedem Falle noch einmal erwähnt werden.

 

Hier ein Auszug aus meiner Beschreibung:

 

Ein erstes Anschreiben mit unserer Absicht zum Jugendaustausch an das Ministerium für Jugend und Sport in Ägypten wurde im Februar 2003 verfasst und über den IJAB weitergeleitet. Damit die Partnergruppe in den Genuss einer finanziellen Förderung kommt, muss das Absichtsschreiben an das Ministerium erfolgen.

Der Grundgedanke eines Internationalen Jugendaustausch soll gewahrt werden: Der jeweils einladende Partner übernimmt für den Zeitraum des Besuches die anfallenden Übernachtungs- und Verpflegungskosten und sorgt für die Programmgestaltung.

Die Partnerorganisation ist das Jugendzentrum „Al Mostakabal Youth Club“ auf einer Halbinsel im Nil in Kairo.

Im November 2003 soll durch eine Delegationsfahrt mit drei Jugendsozialarbeitern aus unserem Kreis der persönliche Kontakt zum Ministerium und zur Partnerorganisation hergestellt sowie der Programmablauf für den Austausch abgestimmt werden.

Ein Höhepunkt der Projektarbeit wird darin bestehen, im Herbst 2004 die Lebenswelt ägyptischer Jugendliche in all ihren Facetten, d. h., den Alltag ägyptischer Jugendliche in der Schule, in der Freizeit, im kulturellen und religiösen Umfeld „hautnah“ in Kairo zu erleben. Der Aufenthalt der deutschen Gruppe wird zehn Tage betragen incl. Hin- und Rückflug.

In der Vorbereitungsphase werden sich 18 Jugendliche (je zur Hälfte Mädchen und Jungen) umfangreiches Wissen über Ägypten, über die Geschichte des Staates, der Gesellschaftsform, über die Kultur und die dort vorherrschende Religion aneignen. Dazu werden u. a. Workshops durchgeführt und Arbeitsgruppen gebildet, in denen eine intensive Auseinandersetzung mit der islamischen Religion und Kultur erfolgt, und Museumsbesuche (z. B. Ägyptisches Museum Berlin) stattfinden. Ferner werden Treffen bzw. Zusammenkünfte mit in Deutschland lebenden Muslimen stattfinden, um in persönlichen Gesprächen etwas über ihren Alltag zu erfahren.

Davor im August 2004, je nach Ferienlage, erwarten wir die Gastgruppe, ebenfalls bestehend aus 18 TeilnehmerInnen und zwei Betreuern. Für den Aufenthalt habe ich die Jugendherberge in Burg Stargard gewählt, einerseits ist es eine kostengünstige Beherbergung ca. 150 Kilometer nordöstlich von Berlin und anderseits ein Ort in einer unverfälschten Landschaft. Gerade Jugendliche aus der hektischen Großstadt Kairo können hier neben dem Programm auch entsprechende Ruhe und Erholung finden. Die JH selbst, aber auch die nahe Stadt Neubrandenburg, bieten für die Freizeit viel Abwechslung. Geplant sind u.a. ein Mehrtagesausflug nach Berlin mit allen Teilnehmern, verbunden mit einer Stadtrundfahrt und Museumsbesuchen. Weiterhin sind Tagesfahrten in die Kreisstadt Neustrelitz (u. a. Besuch der Landrätin und des örtlichen Jugendamtes) und der Besuch einiger Jugendzentren in der Region (z. B. das Jugend- und Freizeitzentrum in Blankensee) angedacht. Hier bietet sich die Möglichkeit, neben dem Kontakt zur „deutschen Ägyptengruppe“, andere Jugendliche ganz „unverbindlich“ kennen zu lernen. Wir hoffen damit, dass über die einladende Gruppe hinaus auch andere Kinder und Jugendliche aus der Region die fremde Kultur „ein wenig erleben“ und verstehen lernen.

Die teilnehmenden Jugendlichen werden von Anfang in die Vorbereitung des Projektes einbezogen, indem sie sich nicht nur mit dem erworbenen Wissen und den gemachten Erfahrungen auseinandersetzen sondern auch lernen, dies für andere Jugendliche in Form einer Wanderausstellung „aufzubereiten“. (Schreib- und Fotoworkshops)

Des Weiteren werden sie die ägyptischen Jugendlichen während ihres Aufenthaltes in Deutschland begleiten, u. a. werden sie gemeinsam eine Unterrichtsstunde „meistern“, verschiedene Freizeitveranstaltungen gemeinsam verleben, etc.

Die sprachliche Verständigung erfolgt mittels der englischen Sprache. Um ein „Gefühl“ für die arabische Sprache zu bekommen, können die Teilnehmer an einem Schnellkurs Arabisch teilnehmen.

Eine Einladung wird von uns mit entsprechendem Programm bei unserem Besuch im Herbst 2003 übergeben.

Ein erstes Anschreiben mit unserer Absicht zum Jugendaustausch an das Ministerium für Jugend und Sport in Ägypten wurde im Februar 2003 verfasst und über den IJAB weitergeleitet. Damit die Partnergruppe in den Genuss einer finanziellen Förderung kommt, muss das Absichtsschreiben an das Ministerium erfolgen.

 

Später, im 2. Kapitel, kann nachgelesen werden welche Teile des Vorhabens sich realisieren ließen und welche nicht wie angedacht gelaufen sind.

 

 

3.7. Ständige Kontrolle und Evaluation

Von Zeit zu Zeit ist es nötig sich selbst und die P-Arbeit beim Verfassen und bei der Durchführung des P-Konzeptes zu überprüfen.

Bin in noch auf dem Weg zum Ziel? Bin ich noch im festgesetzten Zeitablauf? Bin ich noch im geplanten Finanzierungsrahmen? Sind meine Partner noch dabei? Bin ich noch motiviert für die Aufgabe? Gibt es Schwierigkeiten, mit denen ich vorher nicht gerechnet habe? Stimmen die Inhalte und die Vorgehensweise noch?

Nur die Einhaltung des beschriebenen Weges schafft bei Partnern und Zuschussgebern die nötige Vertrauensbasis und öffnet die Türen für spätere Vorhaben.

Sollten sich unabdingbare Änderungen gegenüber dem Konzept ergeben, ist dies nicht weiter schlimm, doch sollten sie schriftlich fixiert und im Projekt (auch während der Laufzeit) geändert werden.

 

 

3.8. Kosten- und Finanzierungsplan

Bei der Finanzierung eines Projektes geht am meisten schief, einerseits weil sich Rahmenbedingungen verändern aber wesentlich häufiger kommt es doch vor, dass falsch kalkuliert wird. Letzteres lässt sich fast immer auf mangelnde Sorgfalt bei der Planung zurückführen. Vage Kostenschätzungen ohne fundierten Hintergrund können zum vorzeitigen Ende einer Maßnahme führen.

Bei langfristigen Projekten empfiehlt es sich eine Reserve einzubauen, aber Achtung sie sollte überschaubar bleiben, denn ich muss die Maßnahme schließlich auch abrechnen. Je nach Finanzierungsart müssen Nichtverbrauchte Mittel zurückgezahlt werden. 5% Reserve sollten für Unvorhersehbares und Preissteigerungen ausreichen.

Nach Entwicklungsstand des Vorhabens legt die Projektgruppe die zu erwartenden Kosten fest, im zweiten Schritt wird die Finanzierung erarbeitet.

Welche Kosten für ein Projekt kalkulierbar sind lässt sich nicht pauschal beantworten. Jeder Zuschussgeber hat eigene Förderbedingungen die aus den Förderrichtlinien zu entnehmen sind. Die oftmals in unverständlichem Beamtendeutsch verfassten Richtlinien sind eine Pflichtlektüre, weil nur dort die Kosten beschrieben sind, die auch anerkannt werden. Grundsätzlich gibt es nur die folgenden (öffentliche) Finanzierungsarten:

 

Fehlbedarfsfinanzierung:

Nach Einsatz aller eigenen Mittel, wird der fehlende Betrag zu den Gesamtkosten finanziert.

Anteilsfinanzierung:

Zu einem bestimmten Prozentsatz finanziert der Zuschussgeber anteilig das Projekt mit. Die max. Prozentsätze ergeben sich aus den Richtlinien.

Festbetragsfinanzierung

Der Mittelgeber bezuschusst einen festen Satz. Üblich bei Ferienfahrten, die sogen. Tagessatzförderungen oder pro Kopf-Förderungen.

Vollfinanzierung

Die Vollfinanzierung wird man in Zeiten knapper Kassen wohl vergeblich suchen.

 

Die Zuschussart legt die jeweilige Förderrichtlinie fest.

Es gibt immer bestimmte Kategorien in die meine zu erwartenden Kosten einsortiert werden müssen. Es wäre aber zu Einfach, wenn es einen einheitlichen Standart geben würde. Es ist demnach im Vorfeld zu prüfen, ob meine geplanten Ausgaben auch Förderfähig sind.

 

Beispiel: Einige Zuschussgeber fördern keine Personalkosten, andere hingegen fördern ausschließlich Personalkosten.

 

Meist sieht der Kostenplan wie folgt aus:

Personalkosten / Honorarkosten

Es ist wichtig zu beschreiben WER bekommt für WAS bei WELCHER Stundenanzahl WIEVIEL Honorar.

(Ein Muster- Honorarvertrag ist in der Anlage)

Sachkosten unterteilt in

Mietkosten

Unterbringungs- und Verpflegungskosten

Fahrtkosten

Materialkosten

Logistikkosten (Telefon, Fax etc)

Für mein Projekt, indem keine Personalkosten vorgesehen waren, hatte ich folgende erste Kalkulation erarbeitet (fiktive Zahlen)

 

Kosten: EUR Ges. EUR

Vor / Nachbereitung der Maßnahme

 

 

Fachliteratur

100,00

 

Versicherungen

100,00

 

Gebühren / Übersetzer

250,00

 

Arbeitsmaterial für Vor- und Nachbereitung

300,00

 

Öffentlichkeitsarbeit

200,00

 

Fachvortrag

430,00

 

Fahrtkosten

250,00

 

 

 

1.630,00

November 03 / Vorbereitungstreffen

 

 

3 P x 450,00 x Flug

1.350,00

 

3 P x 35,00 x Übernachtung

630,00

 

Programmkosten

200,00

 

 

 

2.180,00

Herbst 2004 Reise nach Ägy mit 18 Tn + 2 Betreuern

 

 

20 P (Flug) x 450,00 € (10 Tage)

9.000,00

 

 

 

9.000,00

August ´04 Besuch von 20 Tn aus Ägypten

 

 

20 P x 12,00 € x 9 Tg. Übernachtung

2.160,00

 

20 P x 10,00 € x 10 Tg. Vollverpflegung

2.000,00

 

20 P x 4,00 € Bettwäsche

80,00

 

5 dt. Jgl. od. Betreuer x 12,00 x 9 Tg. Übernachtung

540,00

 

5 dt. Jgl. od. Betreuer x 10,00 x 10 Tg. Verpflegung

500,00

 

Programmkosten

3.351,00

 

Fahrkosten Betreuer

150,00

 

 

 

8.781,00

Gesamt

 

21.591,00

 

Ich wusste im Vorfeld, dass nur eine Tagessatzförderung in Frage kommt und brauchte von daher nicht alle Programmkosten aufschlüsseln.

Diesen Kostenplan habe ich mehrmals bis zur endgültigen Antragstellung ändern müssen, weil sich während der Maßnahme, die Förderbedingungen geändert haben.

Die Zahlen mussten anschließend in die „amtlichen Vordrucke“ übertragen werden.

Nachdem ich nun alle Kosten ermittelt hatte, stellte sich die Frage der Gegenfinanzierung. Sie konnte sich in meinem Fall nur aus einer Mischfinanzierung zusammensetzen. Die Kosten sollten durch den KJP, dem Kreis MST, durch Teilnehmerbeiträge und Spenden gedeckt werden.

Bei den öffentlichen Förderungen ist darauf zu achten, dass sie ausschließlich für den beantragten Zweck verwendet werden, dies gilt nicht nur für die Gesamtsumme, sondern auch für die einzelnen Kategorien. Öffentliche Mittel werden generell nur zweckgebunden vergeben. Die rechtverbindliche Unterschrift unter dem Kostenplan bildet die Grundlage der späteren Bewilligung.

Der Einnahmenplan enthält

 

Die zu erwartende Fördersumme

andere öffentliche Zuwendungen

Spenden und

Eigenmittel oder auch Eigenleistungen

 

Die Einnahmen für den Austausch hatte ich wie nachstehend geplant (fiktive Zahlen)

 

Finanzierung:

 

 

Teilnehmerbeiträge 18 Tn. x 250,00 EUR

 

4.500,00

Bundesmittel (KJP) Vor- Nachbereitungen max. €

1.534,00

 

Bundesmittel (KJP) 40 x 15 € x 10 Tg. in Deutschland

6.000,00

 

Bundesmittel (KJP) 75% der Fahrkosten x 20

6.750,00

 

Bundesmittel (KJP) Zuschlag für dt. Tn. im Ausland max €

767,00

 

Bundesmittel gesamt

 

15.051,00

Kreis MST

 

2.040,00

 

 

21.591,00

 

 

 

 

Jahr 2003

Jahr 2004

Kosten

2.180,00

19.411,00

Finanzierung:

 

 

Teilnehmerbeiträge

1.180,00

3.320,00

Bundesmittel (KJP-Mittel)

0,00

15.051,00

Kreis MST

1.000,00

1.040,00

Gesamt

2.180,00

19.411,00

 

Zum Zeitpunkt der Planung und Kalkulierung konnte ich noch nicht wissen, dass sich die Förderbedingungen ändern werden. Ich musste hinnehmen, dass nur noch 15 anstatt der geplanten 20 Teilnehmer aus Bundesmitteln finanziert werden. Den entstandenen Fehlbetrag hat das Projektteam u.a. durch Spendensammlungen ausgeglichen.

Was uns widerfahren ist, stellt eine Ausnahme dar und sollte niemanden von der P-Arbeit abhalten.

 

Die Summe der Ein- und Ausgaben muss immer deckungsgleich sein.

 

 

4. Projektmanagement in der sozialen Arbeit

 

4.1. Einleitung und Klärung der Begrifflichkeiten

Nachdem ich alle vorangegangenen Schritte sorgsam ausgearbeitet habe, beginnt nun eine weiterer Arbeitsabschnitt – das Projektmanagement, welches zu einem professionellen Gesamtbild beiträgt.

Es ist noch nicht lange her, als sich Managementmethoden auch in der Jugendarbeit durchgesetzt haben. Der Begriff ist allzu oft belegt mit dem ausschließlichen Gedanken der Geldvermehrung, tatsächlich werden Managementmethoden aber zur Zielorientierung eingesetzt. In dem Fall ist es ein Hilfsmittel um mit kenntnisreicher Bearbeitung der Aufgaben, die pädagogischen Ziele aus 3.3. zu erreichen. Natürlich gehört auch dazu die eingesetzten Mittel wirtschaftlich und sparsam zu verbrauchen. Gerade in Zeiten von fast leeren öffentlichen Kassen, wird in nur noch der in den Genuss künftiger Förderungen kommen, der die Methoden beherrscht.

Nicht mehr nur die Frage „Warum machen wir Jugendarbeit?“ sondern „Womit ermöglichen wir die Jugendarbeit?“ gewinnt an Bedeutung.

 

 

4.2. Wie können Managementmethoden in der Praxis angewandt werden?

 

4.2.1. Das selbstständige Auftun von Finanzierungsquellen

Hier gibt es ein schönes Zitat aus dem Gewerbe:

„Ein Unternehmer heißt nur Unternehmer, weil er etwas unternimmt und nicht weil er etwas unterlässt“

Der Satz lässt sich auch 1 zu 1 auf unseren sozialen Bereich übertragen.

Das Projektteam kann also nur durch aktives Handeln neue Quellen ausfindig machen. Hierbei sind die unterschiedlichen Stärken der P- TeilnehmerInnen einzusetzen. Der „Grafiker“ kann die Flyer gestalten, der „Schreiber“ kann die Aufrufe formulieren, der „Mathematiker“ kümmert sich um die Kalkulation usw.

Mögliche Finanzierungsquellen sind:

 

Öffentliche Mittel: EU, Bund, Land, Kommune und „Bußgelder“ (Strafgelder, die durch Gerichtsbeschluss verhängt werden)

Stiftungsgelder und Fonds

Einnahmen aus Veranstaltungen jeglicher Art / Verkaufserlöse

Spenden (einmaliger Zuschuss) und Sponsoring (auf Dauer angelegte Finanzspritzen)

 

Erläuterung: Zuschüsse sind beim Geldgeber nicht abzurechnen, müssen aber selbstverständlich einer internen Prüfung Stand halten. Zuwendungen sind demnach, gegenüber dem Fördermittelgeber, auf den Cent abzurechnende Beträge.

 

4.2.2. Kostensparend vorgehen

Dieses Thema ist von mir schon einige Male angesprochen worden, deshalb beschränke ich mich auf einige Tipps:

 

Immer mehrere Kostenangebote einholen

Ausnutzung aller Rabattmöglichkeiten

Ständige Kostenkontrolle – hilfreich sind PC –Programme, die mir jederzeit den aktuellen Stand der Ein- und Ausgaben anzeigen.

Rechnungen bedenken, die erst weit nach der Veranstaltung eingehen z.B. Gema –Gebühren

 

4.2.3. Erfolgs- und Qualitätskontrolle

Die regelmäßige Kontrolle der Strategie die mich zum Ziel bringen soll, ist zwingend notwendig. Das Projektteam legt in einem Maßnahmekatalog die wichtigsten Orientierungspunkte fest. Für mich heißt es aber, dass sich bei geänderten Rahmenbedingungen auch meine Vorgehensweise ändert. In dem Fall wird die Handlungsweise auf die neue Situation abgestimmt.

Wie misst man nun die Qualität der eigenen Arbeit? Zahlreiche Bücher geben zum Thema Auskunft. Ich will mich auf einige Bespiele beschränken.

 

„Etappenziele“ setzen

Kontrolle von „Außen“. Meist können Außenstehende die Arbeit des Projektteams wertfreier beurteilen.

Liege ich noch im Zeit- und Budgetplan?

Treten Problemfelder auf? Wenn Ja , Wie und mit Wem kann ich die Schwierigkeiten beseitigen.

 

4.3. Das Projektteam

Nach welchen Kriterien soll ich mein Projektteam auswählen?

Einerseits nach der fachlichen Qualifikation, zum andern auch nach den Sympathiewerten. Stimmt die Chemie unter den Teamern nicht, ist das Projekt schon fast gescheitert.

In der Teamarbeit sehe ich bei meinen Partnern immer die Stärken niemals die Schwächen. Nach diesem Grundsatz fällt es sich leichter mein Gegenüber für Aufgaben zu motivieren. Im jedem Team kann es ab und an auch zu Spannungen kommen. Um Konflikte lösen zu können sollten einige wesentliche Punkte beachtet werden:

 

Einzelgespräche führen (nie vor „versammelter Mannschaft“ kritisieren)

Probleme klar ansprechen

Konsequenzen und Hilfsangebote benennen

Absprachen und Vereinbarungen treffen

 

In meinem Fall wählte ich erfahrene Jugendsozialarbeiter aus. Durch die mehrjährige Berufserfahrung der Teamer in Jugendzentren des Landkreises und durch den schon lange bestehenden Kontakt untereinander, waren die wichtigsten Auswahlkriterien. Zudem kam, das der eine Teamer durch mehrere private Besuche in Ägypten, schon Kenntnisse von Land und Leuten hat.

 

Zur Team- und Gruppenarbeit werde ich im 2. Kapitel eine gesonderte Anlage zur Verfügung stellen.

 

4.4. Öffentlichkeitsarbeit

Wie sollen potentielle Geldgeber von meinem Verein erfahren, wenn ich nicht an die Öffentlichkeit gehe?

Ganz klar ich muss die Vereins- und Projektarbeitarbeit präsentieren. Der Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt um das Projekt darzustellen.

Einige Grundsätze sollten beachtet werden

 

Immer das gleiche Logo bzw. den gleichen Schriftzug verwenden

Internetpräsenz vorbereiten

regelmäßige Pressearbeit

an allen Informationsveranstaltungen von Geldgebern teilnehmen, so bleibt das Projekt in Erinnerung

 

Auch zur Öffentlichkeitsarbeit wird es eine eigene Anlage geben.

 

4.5. Netzwerkpartner

Zum Schluss werden auch die Netzwerkpartner erwähnt, also alle Gruppen, Behörden, Firmen und Privatpersonen die zum Gelingen des Projektes beitragen.

Hier sollten auch alle Quellen, alle Mitwirkenden und ein eventuelles Literaturverzeichnis benannt werden.

 

 

 

 

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    Letzte Aktualisierung: Blankensee,  08.08.2018